POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
(DATOS PERSONALES).

INSITEL S.A.S. – bitwan.

 

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

INSITEL S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT No. 900313208-3, con domicilio principal en la calle 5 No. 8-25, municipio de Alcalá, Valle del Cauca, que opera comercialmente bajo la marca bitwan, en adelante INSITEL, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales.

Canales de atención para protección de datos:

• WhatsApp: 317 699 5294.

• Teléfono fijo: 601 794 2321.

• Línea gratuita: 018000 930 141.

• Página web: www.bitwan.co

• Atención presencial en oficinas.

 

2. MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL.

La presente Política se expide en cumplimiento de:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

• Artículo 20 de la Constitución Política de Colombia.

• Ley Estatutaria 1581 de 2012.

• Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

• Circulares, guías, directrices e instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás entidades que emitan conceptos relacionados al tema y que sean legalmente vinculantes.

 

3. OBJETO.

La presente Política tiene como objeto informar a los Titulares de los datos personales sobre los lineamientos, principios, finalidades, derechos, procedimientos y mecanismos adoptados por INSITEL para garantizar el tratamiento lícito, seguro y transparente de los datos personales, así como asegurar el pleno ejercicio del derecho fundamental de habeas data.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.

A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, cómo también la descripción de las finalidades para las cuáles la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.

 

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Esta Política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales tratados por INSITEL, ya sea en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento, y cobija a clientes, usuarios, clientes potenciales, empleados, ex empleados, contratistas, proveedores y terceros con los cuales exista o haya existido una relación jurídica o comercial; además, se suministrará los datos personales a proveedores de productos y servicios, a sucursales que pertenezcan a la empresa, y a terceros que provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación.

 

5. DEFINICIONES.

Para efectos de esta Política, se aplicarán las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes, incluyendo pero sin limitarse: 

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.

• Dato público: información personal o general que, por su naturaleza, no es sensible ni privada.

• Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad del titular y cuyo uso indebido puede generar discriminación.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envia la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

6. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO.

INSITEL realizará el tratamiento de datos personales observando e incluyendo, pero sin limitarse, de manera estricta los principios de: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme a las definiciones estipuladas en el artículo 4 de la ley 1581 de 2012 para estos principios, y respetando y aplicando los preceptos constitucionales al debido proceso y demás principios legales.

 

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.

Los datos personales recolectados por INSITEL serán tratados para finalidades legítimas, claras y constitucionalmente permitidas, entre ellas:

• Celebrar, ejecutar y gestionar contratos de prestación de servicios de telecomunicaciones.

• Verificar la identidad del Titular y validar la información suministrada.

• Gestión comercial, administrativa, contable, financiera y tributaria.

• Facturación electrónica, recaudo, gestión de cartera y cobro administrativo o judicial.

• Prestación de soporte técnico, instalación, mantenimiento y operación de la red.

• Atención de peticiones, quejas, reclamos y recursos.

• Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y regulatorias.

• Envío de información relacionada con el servicio contratado, suspensiones, mantenimientos o mejoras.

• Gestión de seguridad de la información, prevención del fraude y autenticación.

• Proteger bienes y personas en caso de ser necesario.

En caso de que INSITEL se vea en la obligación de tratar los datos personales para fines diferentes a los estipulados en este acápite, realizará una comunicación/autorización previa en base a los fundamentos legales al titular de estos datos. 

 

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

El tratamiento de datos personales estará autorizado de manera previa, expresa e informada por parte del titular, al momento de firmar el CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS o al OBTENER CUALQUIER SERVICIO con INSITEL, esta podrá otorgarse por escrito, medios electrónicos, digitales o mediante conductas inequívocas, que implemente INSITEL bajo sus procedimiento, y además será conservada como prueba.

El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6 de la citada ley. En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

•  Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Es responsabilidad de INSITEL establecer diversos mecanismos para obtener la autorización previa, expresa e informada de los titulares de la información. 

Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, reglamentado por el decreto 1074 de 2015. 

INSITEL sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento.

Está prohibido incluir a cualquier persona en grupos de mensajería, listas de difusión o envíos masivos sin autorización previa e informada del Titular.

La autorización no será requerida en los eventos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

 

9. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

INSITEL no recolecta datos personales de niños, niñas y adolescentes, dado que los contratos de prestación de servicios se suscriben con personas mayores de edad. A excepción de datos de naturaleza pública o cuando exista autorización expresa del representante legal y se garantice el interés superior del menor y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

10. DERECHOS DE LOS TITULARES.

El Titular tiene derecho a: conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso de sus datos; revocar la autorización; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles; acceder de forma gratuita a sus datos personales, y los demás contemplados por las leyes colombianas. 

 

11. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS.

Las consultas y reclamos podrán presentarse a través de los canales dispuestos por INSITEL. Los términos de respuesta serán:

• Consultas: hasta quince (15) días hábiles.

• Reclamos: hasta quince (15) días hábiles.

El Titular podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante INSITEL, sin que sea obligatorio consultar o reclamar previamente ante INSITEL.

Los procedimientos serán ágiles, permanentes y tan sencillos como los utilizados para la recolección de la información

 

12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

INSITEL adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o uso indebido.

 

13. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS.

La transferencia y transmisión de datos personales se realizará únicamente cuando exista autorización del Titular o mandato legal, garantizando niveles adecuados de protección conforme a la normativa vigente.

 

14. ÁREA RESPONSABLE.

El área de Servicio al Cliente de INSITEL es la encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos, ante la cuál el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato, además de revocar la autorización.

Esta área, por medio electrónico (mensaje de datos, llamada, correo electrónico, entre otros) y de manera breve, también será la encargada de efectuar y llevar a cabo el Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

 

15. DEBERES DE INSITEL

INSITEL cumplirá los siguientes deberes: 

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data

•  Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular

•  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento

• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Además, INSITEL también cumplirá los deberes estipulados en el artículo 18 de la ley 1581, reglamentado por la ley 1074 de 2015 y los demás que le sean aplicables en virtud de la ley colombiana. 

 

16. MODIFICACIONES.

Cualquier cambio sustancial a esta Política será informado oportunamente a los Titulares de la información a través de los canales institucionales.

 

17. VIGENCIA.

La presente Política rige a partir de su publicación y reemplaza cualquier política anterior. Los datos personales se conservarán mientras exista una finalidad legítima o una obligación legal o contractual.

Expedida en Alcalá, Valle del Cauca, el día 06 de febrero de 2026.